A naptár és az események ütemezésének használata az Outlook 365 for Mac alkalmazásban

Miután annak 2020 őszi frissítés, A Microsoft Outlook 365 for Mac két további nézetet tartalmaz a naptárhoz, az RSVP egyszerűbb módját, az események ütemezésének jobb lehetőségeit és a meghívók számára hasznos új állapotot. Ráadásul mindez egy vonzóbb alkalmazásba van csomagolva.

Lásd a Menetrend az én napommal című cikket

A My Day nevű kényelmes Microsoft Outlook funkció segítségével gyorsan megtekintheti a napi menetrendet. Megtekintheti a Napirend vagy a Nap nézetet, és egy kattintással hozzáadhat egy eseményt.

A Saját nap megtekintéséhez a Levelezés lapon kattintson a jobb oldali Feladatpanel megjelenítése gombra, vagy válassza a menüsor Nézet> Feladatpanel menüpontját. A többi Outlook fülön való megjelenítéshez kattintson a Feladatpanel megjelenítése gombra, vagy válassza a Nézet> Saját nap menüpontot.

A Saját nap nézetek közötti váltáshoz kattintson a jobb felső sarokban található hárompontos ikonra. Ez lehetővé teszi, hogy az „Agenda” menüből a „Day” nézetbe lépjen, és visszalépjen.

Ebben a menüben kiválaszthatja a „Beállítások” lehetőséget is a megjeleníteni kívánt naptárak testreszabásához.

Esemény hozzáadásához, amikor a Saját napomban van, kattintson a pluszjelre (+) a hárompontos ikon mellett.

Használja a háromnapos naptár nézetet

Ha egynél több napot szeretne látni a Microsoft Outlook naptárában, de egy hét (vagy akár a munkahét) túl sok, próbáljon ki három napos nézetet.

Kattintson a „Naptár” fülre az Outlook naptár megnyitásához. Innen válassza a jobb felső sarokban található legördülő nyilat, vagy kattintson a menüsor Nézet> Három nap elemére.

Válaszoljon ugyanabban az ablakban

Hatékony, ha ugyanazon ablakban válaszolhat egy e-mailre, ahelyett, hogy automatikusan megnyitna egy újat. A Microsoft ezért az e-mailek mellett eseményválaszokat adott hozzá a naptárához.

Új eseménymeghívás érkezésekor ugyanúgy válaszolhat, mint korábban, de most üzenetet is felvehet az Olvasó ablaktáblába.

Mint mindig, rákattinthat az „Elfogadás”, a „Teszélyes”, a „Visszautasítás” vagy a „Új idő javaslata” gombra. Közvetlenül ezen opciók felett látni fogja a négyzetet, ahová beírhat egy opcionális üzenetet, amelyet elküldhet az esemény szervezőjének. Csak győződjön meg arról, hogy ha üzenetet szeretne hozzáadni, akkor tegye meg, mielőtt a válaszra kattint.

Események ütemezése speciális beállításokkal

Az események ütemezése nehéz lehet, ha mindenki naptárán dolgozik. A Microsoft Outlook speciális opcióival azonban kiválaszthat egy időpontot, ellenőrizheti a rendelkezésre állást, és könnyen átválthat egy másik napra.

Új esemény létrehozásához kattintson a Fájl> Új> Esemény elemre bármely Outlook fül menüsorában. Vagy kattintson a „Naptár” fülre, majd a bal felső sarokban található „Új esemény” elemre. Ezután hozzáadhatja az esemény összes részletét a bal oldalon.

Az idő egyszerűbb beállításához használja a jobb oldalon található naptárrácsot. Húzza az időblokkot bárhová, majd bővítse vagy összecsukja az időkeret beállításához.

Ha meg akarja tartani azt az időkeretet, de más dátumot szeretne ellenőrizni, használja a dátum melletti felső nyilakat. Amikor ugyanazon az időkereten érkezik a kívánt napon, töltse ki és küldje el a meghívót.

Ha sok meghívottja van, akkor is rákattinthat az eseményablak tetején található „Ütemezési segéd” elemre a kötelező és opcionális meghívottak, valamint a hely hozzáadásához.

Ez lehetővé teszi, hogy ellenőrizze több résztvevő elérhetőségét egyszerre. Húzhatja az időblokkot is, és a kétoldalas nyíl segítségével meghosszabbíthatja vagy lerövidítheti az időkeretet.

Ha elkészült az Ütemezés Segéddel, kattintson a bal felső sarokban található „Kész” gombra. A hozzáadott vagy szerkesztett részletek a meghívóra vonatkoznak. Ezután visszatér a meghívó ablakba, ahol elvégezhet bármi mást, vagy kattintson a „Küldés” gombra.

Állítsa be a Munkahely más állapotát

Valószínűleg megszokta, hogy az események ütemezésénél a „Foglalt” vagy „Ingyenes” állapotot választja. Az új Microsoft Outlook alkalmazásban azonban most már van egy másik lehetőség: „Munka máshol”.

Használatához kattintson az állapotablakra az eseményablak bal felső sarkában, majd válassza a „Munka máshol” lehetőséget. Ez lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy más helyről csatlakozzanak. Különösen kényelmes, ha távolról dolgozik, vagy utazik.

A „Munka máshol” állapot kék pontozott körrel jelenik meg, amely hasonló a „Tentatív” -hoz, amely kék csíkos kört tartalmaz. Ez egy pillanat alatt tájékoztat másokat az állapotáról.

Az Outlook egy utolsó megemlítendő új naptárfunkciója a Meeting Insights névre hallgat. Az esemény vagy a résztvevők alapján az Outlook e-maileket és fájlokat javasol az eseményhez. Ha elérhetőek az értekezlet-statisztikák, akkor azokat az eseményablakban található „Az értekezlet részletei” melletti fülön láthatja.

Ne feledje továbbá, hogy az új Mac-es Outlook segítségével továbbra is megteheti színes események kategóriákkal a naptárban és az időjárás megjelenítése ha az esemény egy másik helyszínen zajlik.