Hogyan lehet kevésbé szörnyű e-maileket írni, ha az írás nem válik könnyűvé számodra

Mivel a modern munkakommunikációnk nagy része a postafiókjainkra támaszkodik, ez a feladat mindenki megtanulják, hogyan lehet hatékonyan kommunikálni e-mailen keresztül. Ez akkor is igaz, ha vegyészmérnök vagy aki nem ismer elöljárót kilincsből.

Ha azt tapasztalta, hogy az e-mailjeiből valahogy hiányzik a jel – talán a kollégái zavartabbak, mint a szál elkezdése előtt -, kevés oka van a bosszankodásra: Vannak módok arra, hogy az e-mailjei folyékonyan lássák el a lényegét, és a munka elvégzéséhez nem kell irodalmi hóbortnak lenned.

Hogyan lehet strukturálni a email

Think érte, mint egy kezdetleges mesekönyv, amelyet elolvashat egy gyermeknek: Legyen kezdete, közepe, és vége. Ha nem tudsz segíteni, akkor nincsenek sziklafedők vagy nem kötött csomók.

Ha például, te vagy jelentés egy csapatnak egy olyan projektről, amit te vezető, először magyarázza el, mi a projekt, és mit remél abban, hogy megvalósíthatja. Ezután írja le, mit teljesített, és merre tarthat a projekt. Végül csomagolja be gondolatok kérésével vagy kérdéseket, majd kecsesen hajoljon meg egy hivatalos aláírással.

A gondolkodás másik módja négy lépésre forralhat. Ahogy a Growth Consultancy Partners írja, követheti ezt a tervet:

1. Üdvözlet
2. Kérés vagy cselekvés kérése
3. A kontextus és a hatás tömör leírása
4. Záró

Lehet, hogy ez túl alaposan hangzik, de az emberek könnyen belemerülhetnek a részletgazdag prózába, amely eltévelyedik az e-mail általános szempontjából. Az utolsó dolog, amit meg akarsz zavarni az emberekben a fogadó oldalon, ezért tartsd tömören a világos és egyszerű nyelvezetet.

Mindig használja témakör az e-mailekben

Ott’s semmi irtózatosabb az e-mail etikettben (legalábbis nekem) mint egy e-mail, amely nem zavarja egy tárgysor. Ha csak egy csipetnyi értelemben akarja felhívni egy ember figyelmét – például: „Hívhatsz?” egy e-mail törzsében – akkor talán ez rendben van. Általában azonban a témavonal nélküli e-mailek megőrjítenek, mint amikor egy általam használt könyvelő nem tudott hozzáadni, annak ellenére, hogy egyetlen szálban felfelé küldött 50 e-mailt.

Szóval énf e-mailt küld a emberek avalami fontosat, adja hozzá a beszélgetés témáját a tárgysorba. Legyen rövid és olvasható –nem kell ékelődni semmilyen joghurtban. Kollégái, akik esetleg egy olvasatlan üzenet hegyét fésülgetik, értékelni fogják az egyértelműségre helyezett hangsúlyt.

Őrizze meg az e-maileket megfelelő

Ha vállalati környezetben dolgozik rengeteg olyan emberrel, akiket csak munka alapon ismer, ne feltételezze, hogy mindenki megérti a humorérzékét. Ha bizonytalan egy intelligencia miatt, ne tegye bele az e-mailbe. Néhány viccet jobban el lehet mondani személyesen – különösen akkor, ha ismeri a közönségét. A való világban elmondott dolgok nem mindig jelentik zökkenőmentesen a digitális birodalmat, ami azt jelenti, hogy mindig mérsékelni kell a tréfálkozás iránti igényét, különösen akkor, ha a butább beszélgetést csak a boldog órára hagyhatja.

Ezek csak alapszabályok, de az egyértelműség az e-mail etikett uralkodó szabálya, amellett, hogy a józan ésszel is foglalkoznak a témakörökben, és humorukat későbbre mentik..