Miért kell törölnie az e-maileket ahelyett, hogy archiválná őket?

Mindannyian képzettek vagyunk minden e-mail archiválására. Végül is alapvetően végtelen tárhelyünk van, és csak egy gyors kereséssel megtalálhatjuk az összes szükséges e-mailt, igaz? Van értelme. De ez csapda.

A Gmail végtelen tárhelyet ígért, de nem maradt fenn

Függetlenül attól, hogy a Gmailt használja-e, fontos megérteni, hogy az e-mailek soha nem törlésének gondolatát a Gmail széles körben népszerűsítette. Előtte az emberek általában rendszeresen törölték e-mailjeiket. Törölnie kellett őket, hogy helyet szabadítson fel, hogy minél több e-mailt kaphasson.

A Gmail földrengető volt, amikor még 2004-ben elindították. A Google e-mail szolgáltatása óriási 1 GB ingyenes e-mail tárhelyet biztosított. Ez megszégyenítette versenytársait – a Microsoft Hotmail ingyenes verziója akkoriban apró 2 MB-ot kínált. Igen, a Gmail ötszázszor annyi ingyenes tárhellyel indult, mint a Microsoft e-mail szolgáltatása. Nem csoda, hogy a Gmail ilyen népszerű lett. Versenytársai küzdött, hogy lépést tartson, de még ők is sokkal több tárhelyet adtak hozzá.

A Google folyamatosan hozzáadott ingyenes tárhelyet. 2005-ben, a Gmail egyéves évfordulóján a Gmail ingyenes tárhelye megduplázódott, 2 GB-ra. Georges Harik, a Gmail termékmenedzsment igazgatója, mondott a helyes dolog az volt, hogy „örökké több helyet adjak az embereknek”.

Miért törölje az e-maileket, amikor a Google az idők végezetéig egyre több tárhelyet biztosít Önnek? Mint Harik rámutatott, a technológia fejlődésével a tárolás olcsóbbá válik a Google és mindenki más számára. Jól hangzik … de a Google meggondolta magát.

Az ingyenes Google-fiók tárolása 2013-ban elakadt

2013-ban a Google 15 GB tárhely korlátot szabott meg egy ingyenes Google-fiók számára. A Google-fiók tárhelyét egyesítették az összes Google-szolgáltatásban: a Gmailben, a Google Drive-ban és a Google Fotókban. Ha 10 GB fájlt tárol, akkor csak 5 GB van hátra az e-mailekhez.

A Google azóta sem adott hozzá ingyenes tárhelyet. Valójában a Google az elvéve az ingyenes tárhelyet, amelyet fényképekhez kínál.

Ha az volt a terve, hogy soha nem törölné az e-maileket, és remélné, hogy a Google folyamatosan növeli fiókja tárhelyét, ez nem sikerült. E-mail fiókja az elmúlt hét-nyolc évben lassan megtelt.

Miért kell pénzt fizetni a haszontalan e-mailek tárolásáért?

A következő: a Google előfizetésként értékesíti a tárhelyet Google One. Ha havi előfizetési díjat fizet, sokkal több helyet kap az e-mailek tárolására.

A Google nem az egyetlen cég, amely külön felszámolja a tárhelyet. A Microsoft Outlook.com kínál 15 GB szabad tárhely, 50 GB-ra bővítve, ha fizetős vagy Microsoft 365 előfizető. Az Apple iCloud e-mail az iCloud tárhelyet használja, és az Apple híres módon csak ajánlatokat kínál egy apró 5 GB ingyenes tárhely az eszköz összes biztonsági másolatához és az iCloud-adatokhoz.

Ezért arra ösztönzik a cégek, hogy soha ne törölje az e-maileket. Nyereséget termelnek, amikor az e-mail fiókja megtelik, és azért kell fizetnie az előfizetésért, hogy mindent tovább tároljon.

Kicsit olyan, mint egy tároló szekrénytársaság, amely arra biztat, hogy soha ne add oda haszontalan szemetet. Természetesen azt akarják, hogy tartsa meg – nyereséget termelnek, amikor fizetnie kell az örök tárolásért.

Igen, ezek az e-mailek sok helyet használnak

De valójában mennyi helyet foglalnak el az e-mailek? Nem aprók? Csak szövegesek, igaz?

Nos, ha valóban van gigabájtnyi e-mail a fiókjában, akkor tudja, hogy ez nem egészen igaz.

Bizony, az egyes e-mailek kicsiek, de összeadódnak. Ha az e-mail fiókja tele van, akkor sok helyet használ fel a haszontalan e-mailek. Az évek során kapott hírlevelek, értesítések, figyelmeztetések és egyéb szemét valószínűleg elég sok helyet foglal el – ha összeadja őket.

Ha például a Gmailt használja, megjelenik a Google One Storage oldal mennyi helyet foglalnak el a Gmail e-mailjei.

Nincs szükségük a legtöbbre, és a keresés sem ideális

Milyen gyakran tér vissza és keresgél vagy nézegeti a régi e-mailjeit? Persze, valószínűleg van néhány fontos e-mailje, amelyet meg szeretne őrizni – de a legtöbbjük valószínűleg egyáltalán nem fontos. Nincs szükséged rájuk, és soha nem vetted volna észre, ha a haszontalan e-mailes hírlevelen a „Törlés” gombra kattintasz az „Archiválás” helyett.

A legrosszabb, hogy több tíz vagy százezer e-mail megnehezíti az Ön számára fontos e-mailek keresését. A „Archiváljon mindent, és használja a keresést, hogy megtalálja azt, ami érdekli” nehézkessé válik, amikor 200 000 e-mail fekszik, és megpróbálja megtalálni ezt az egy fontos e-mailt tíz évvel ezelőtt.

Az Archívum helyett törölje, és csak azt tartsa meg, ami érdekli

Az egyes kapott e-mailek archiválása helyett próbálja meg törölni azokat, amelyek nem érdekelnek. Megszabadítja a helyet, és nem kell fizetnie a haszontalan e-mailek tárolásáért.

Ha egy e-mail fontos, archiválja azt – vagy fontolja meg egy mappába vagy címkébe helyezését, amely megkönnyíti a jövőbeni megtalálását. De még akkor is, ha csak az Ön számára fontos e-maileket archiválja (az összes e-mail helyett), sokkal jobban jár.

Az USA-ban az e-maileket 180 nap után „elhagyják”

Ezek mind jó érvek az e-mail fiók megtisztításában, még akkor is, ha nem különösebben aggasztja az e-mail adatvédelem. De ha aggódsz a magánéletért, tudd meg ezt:

Az Egyesült Államokban az e-maileket 180 nap után „elhagyottnak” tekintik. A kormány az elektronikus hírközlés védelméről szóló törvénynek köszönhetően 1986-ban elfogadott törvénynek köszönhetően az elektronikus hírközlés nagyon eltérő volt.

Mint Vezetékes 2013-ban rámutatott: „Nevetséges, hogy az e-mail (de nem a levél) kihagyásra került az adatvédelmi törvényekből.”

Megpróbálták kijavítani ezt a kiskaput, és megkövetelték a kormánytól, hogy szerezzen parancsot, mielőtt hozzáférne a 180 napnál régebbi e-mailekhez. A legnevezetesebb kísérlet 2016-ban volt, amikor az e-mail adatvédelmi törvény az amerikai képviselőházban egyhangúlag elfogadták, és a Szenátusban halt meg. 2021 januárjától a törvény érvényben van.

Tehát, ha sok régi e-mailt tárol egy online fiókban, ezt szem előtt kell tartania.

Ideje törölni azokat a régi haszontalan e-maileket

Most csak el kell kezdenie az összes archivált e-mail megtisztítását, amelyet egy vagy több évtizede húzott.

Ennek módja attól függ, hogy milyen e-mailek foglalnak helyet. Például, ha rendszeresen kap hírleveleket a newsletter@example.com címről, és archiválta őket, keressen az e-mailjeiben a „newsletter@example.com” kifejezésre, és törölje az adott üzenet feladójának összes üzenetét.

Itt van néhány tippek a Gmail felszabadításához.

ÖSSZEFÜGGŐ: Hogyan szabadítsunk fel helyet a Gmailben: 5 módja a hely visszaszerzésének