Vállalja a felelősséget az átkozott értekezleteiért

Gyakran, egy embercsoport farag munkanapjukon kívüli időt egy értekezletre a tiszta irányítás látszata nélkül. A világjárvány korában ez különösen idegesítő mert a távmunka azt jelenti, hogy valamennyien szétszórtabbak vagyunk, mint máskor, és videokonferencia, annak minden hiányosságok csak a céltalan találkozó csalódottságának növelését szolgálják.

Vannak módok annak biztosítására, hogy az értekezletek továbbra is megfelelőek maradjanak, nyújtás nélkül a kiosztott határidőn túl vagy zavarba hozza a résztvevőket, hogy mi a a találkozó tényleges pontját azzal kellett kezdeni.

Miért veszítik el az értekezletek hatékonyságukat?

Ha helyesen végzett, mindenki ugyanabba a szobába (vagy ugyanazon a képernyőre kerül) együttműködést szül, szülut vannak miért az ülések ritkán felelnek meg a jelnek – és a fő közöttük az vannak egyszerűen túl sok találkozó.

Munkások gyakran panaszkodnak az értekezletek gyakoriságára, és jó okkal. Mivel a A Harvard Business Review 2017-ben kifejtette, az értekezletek gyakorisága az elmúlt 50 évben az egekbe szökött:

Az ilyen panaszokat olyan kutatások támasztják alá, amelyek azt mutatják, hogy az értekezletek hossza és gyakorisága megnőtt az elmúlt 50 évben, addig a pontig, amikor a vezetők átlagosan heti közel 23 órát töltenek bennük, szemben az 1960-as évek kevesebb mint 10 órájával.

A találkozó-túlterhelés okozta stressz enyhítésének módjaként fontolja meg az igazságosat kevesebb van belőlük. Az puszta napi értekezlets van megdöbbentő, 2015-ben napi 55 millió összezúzódást jelent.

Vagy ellensúlyként fontolja meg, hogy napi egy órás megbeszéléseket tartson vagy kétnaponta standup találkozók. Ha mindenki az íróasztala körül áll, az magában foglalja, hogy csak a legfontosabb feladatokat fogja áttekinteni, nehogy felelősséget akarjon mindenkinek a talpán tartásáért. Természetesen ez utóbbi lehetőség mindenkinek ugyanazon a fizikai téren van, de ez életképes lehetőség, mivel (remélhetőleg) az idei év végén (irodánkba) visszatérünk.

Wvan értekezleted, célod legyen

Ha csapatvezető vagy, akkor az értekezlet hosszának csökkentésére a legegyszerűbb a napirend elkészítése. Ha világosan körülhatárolt terv van, akkor kevesebb az esély arra, hogy eltévelyedj a pályáról. Ha szükséges, ismertesse az ülés időkorlátjait, és tartsa be az ütemtervet. Nyilvánvalóan nincs rosszabb, mint egy kacskaringós beszélgetés, amely elfogyasztja mindenki értékes idejét, tehát ragaszkodjon a felsorolással ellátott listához, és ügyeljen az órára.

A napirend meghatározása vagy végső cél többféleképpen is elvégezhető, nem korlátozódva egy felsorolt ​​lista felírására a dokumentumot vagy az értekezlet paramétereinek felvázolását egy e-mailes meghívóban.

Legyél proaktív

Mindannyian ismeritek a látványt: Egy csomó pislogó arc, és néma kamerákkal meredten néznek a képernyőjükre, és várnak valakit …bárki—Kezdeni beszélni. Ha te vagy a csapat vezetője, kezdeményezzen, hogy mindenki tudassa, hogy megragadja az uralkodókat. Ez azt jelenti, hogy átnézzük a napirendet és ennek megfelelően mozgatjuk a beszélgetést.

Határozza meg a tágabb célt

Természetesen egy napirend felvázolja azokat a konkrét tételeket, amelyekkel foglalkozni szeretne, de mi a helyzet az a cél, hogy mindenkit egy órán át elhúzhasson a munkájától ha nem sikerül könnyebb vagy eredményesebb a sorban? Ha értekezletet vezet, általános értelemmel kell rendelkeznie arról, hogy mit szeretne elérni. Vajon bizonyosakba kell-e nézni elemzés, hogy mit tanulhat adat? Vajon azért, hogy érzékeltesse a morált?

Minden szervezetnek és csapatnak különböző igényei vannak, de a megközelítés általános elvének tükröznie kell Amy Drader vezetői tanácsadó által leírtakat. Ő világos célok szükségességéről ír a Growth Partners Consulting tanácsadó cégének szóló cikkében:

A megalapozott találkozó célja cselekvésorientált lesz, például döntéshozatal vagy probléma megoldása. Ez így hangozhat: „A találkozó célja megvitatni xyz kérdés és azonosítson három lehetséges megoldást, amelyeket a jövő héten tesztelhetünk. ” A megbeszélés célja egyértelműen meg van jelölve a megbeszélés meghívójának tetején az ütemezéskor. Ez minden résztvevőt tájékoztat arról, hogy mire kell felkészülniük az adott találkozón.

Minden csoportnak más és más célja lesz, de a célok elérésének eszközeinek mindig hasonló ütemtervet kell követniük.