Hogyan lehet mindenki számára hozzáférhetőbbé tenni a Word dokumentumot

Microsoft Word-dokumentum létrehozásakor mindig a hozzáférhetőséget és az inkluzivitást kell kiemelt prioritássá tenni. Íme néhány általános szabály és bevált gyakorlat, amelyet be kell tartania, hogy a dokumentum mindenki számára hozzáférhetőbb legyen, beleértve a fogyatékkal élőket is.

Alternatív (Alt) szöveg hozzáadása a látványhoz

A képernyőolvasó, ahogy a neve is mutatja, felolvassa a képernyőn lévő szöveget. Bármennyire kifinomultak is a képernyőolvasók, az alt szöveg segítsége nélkül nem tudják megérteni a grafika kontextusát. Amikor te add alt szöveget egy objektumhoz a Wordben, lehetővé teszi a képernyőolvasók számára, hogy összegyűjtsék és felolvassák a leírást, segítséget nyújtva a látássérülteknek.

ÖSSZEFÜGGŐ: Alternatív szöveg hozzáadása egy objektumhoz a Microsoft Word programban

Fontos tudni, hogy mely objektumok tartalmazzák az alt szöveget. Ha egy grafika szigorúan dekoratív (például az oldalszegélyek), akkor biztonságos az Alt szöveg kizárása, és a grafikát dekoratívként jelölheti meg a Wordben. Ha ezt megteszi, a képernyőolvasók értesítik a felhasználót arról, hogy a kérdéses tárgy csak esztétikai célokra szolgál. Kihagyhatja az alt szöveg hozzáadását a táblázatokhoz, mivel a képernyőolvasók minden további segítség nélkül képesek rögzíteni a tartalmat azokon belül.

Ön kellene adjon hozzá alt szöveget minden olyan látványhoz, amely további kontextust ad a dokumentumhoz. Ez szinte mindig magában foglalja az összeset:

• képek
• fényképek
• képek
• diagramok
• diagramok
• ikonok
• formák

Hatékony alt szöveg írása egy kis gyakorlást is igénybe vehet. Győződjön meg arról, hogy pontosan leírja-e a látványt egy-két mondatban (bár néhány gondosan kiválasztott szó is meg tudja csinálni a dolgot).

Íme néhány általános tipp a jó alt szöveg megírásához:

• Ne tartalmazzon olyan kifejezéseket, mint a „kép” vagy „a bemutatott grafika”.
• Ne foglaljon olyan szöveges tartalmat, amely a kép körül jelenik meg alt szövegként.
• Írja az alt szöveget ugyanúgy, mint bármely más leíró mondatot.
• Ha az alternatív szöveget felveszi a folyamatábrákba, foglalja bele az egész folyamatot elejétől a végéig. Lehet, hogy ez más grafikáknál hosszabb, mint az alt szöveg, de szükséges.

A Microsoft megpróbálja megkönnyíteni az Ön számára azáltal, hogy lehetőséget ad az alt szöveg automatikus hozzáadására a képekhez, de nem szabad erre a funkcióra hagyatkoznia. Ez olyan, mintha megkérnénk valaki mást, hogy írja meg neked a tartalmadat, és nem garantálhatod, hogy a leírás pontos lesz. A tartalom tulajdonosa.

Ha alt szöveget szeretne hozzáadni a Word objektumához, kattintson a képre annak kiválasztásához, majd kattintson a „Képformátum” fül „Hozzáférhetőség” csoportjában az „Alt Text” lehetőségre.

Az „Alt Text” panel megjelenik a Word dokumentum jobb oldalán. Itt megírhatja saját alt szövegét, megadhatja, hogy a Word elkészítsen egy leírást az Ön számára, vagy megjelölhesse a grafikát dekoratívként.

A képek nem az egyetlen adathordozó, amelyet a Microsoft Word dokumentumaiban használnak – a videók is fontos szerepet játszhatnak.

Zárt feliratok felvétele a videókba

Ha a vagy linkre hivatkozik YouTube-videó beágyazása, akkor (valószínűleg) már lesz felirata a Google beszédfelismerésének köszönhetően, amely automatikusan létrehozza ezt a szöveget. Ez megspórol egy kis időt, de ezek a feliratok nem mindig pontosak. Próbálja meg maga nézni a videót a feliratok segítségével, hogy megnézze, mit fog látni a közönsége. Ha a feliratok nem pontosak, fontolja meg egy másik forráshoz való kapcsolódást.

Használjon értelmes hiperhivatkozási szöveget

ÖSSZEFÜGGŐ: A hiperhivatkozások beszúrása, törlése és kezelése a Microsoft Wordben

Ha képes erre természetes módon, akkor a legjobb, ha a cél címét használja a szövegben, hogy a felhasználó pontosan tudja, mi a link.

A képekre mutató linkek hozzáadása sem ritka. Ez azonban megnehezíti a képernyőolvasók dolgát. Ha linket kell hozzáadnia egy képhez, győződjön meg arról, hogy a kép alt szövege leírja a hivatkozás célját és helyét – nem magát a képet. Ezért meg kell próbálni kerülni a linkeket a képeken, amikor csak lehetséges.

Amíg a a linkek használhatósága és hozzáférhetősége eltarthat egy kis időig, az az előny, amelyet a közönség számára hoz, megéri a befektetést.

Használja az Elérhető szöveges formátumok és színek lehetőséget

Amikor beszúr egy hivatkozást a szövegbe, a Microsoft Word alapértelmezés szerint aláhúzást ad hozzá. Amíg lehet távolítsa el az aláhúzást a hiperhivatkozásról, elég jó oka van ott hagyni.

Ha a színtől eltérő indikátorokat használ, megkönnyíti a színvak és a látássérült személyek számára az átadni kívánt információk megértését – legyen szó akár arról, hogy melyik szöveg tartalmaz linket, vagy pedig zöld és piros helyett pipákat és X-eket használ jelzi, hogy valami helyes vagy helytelen.

Ezenkívül ügyeljen arra, hogy a szöveg és a dokumentum háttere közötti kontraszt elegendő legyen. Ha világos színt (pl. Világosszürke) használ fehér alapon, az megnehezíti a szöveg olvashatóságát.

Íme egy példa a rossz szöveg / háttér kontrasztra:

És jó szöveg / háttér kontraszt:

Vannak színkontraszt-ellenőrző alkalmazások online elérhetőek, és nagyszerű munkát végeznek azzal, hogy megtudják, elegendő-e a dokumentum kontrasztja vagy sem. Alternatív megoldásként egyszerűen használhatja a Microsoft Word beépített Kisegítő lehetőségek ellenőrző eszközét.

Hozzon létre egy logikai dokumentumstruktúrát

A Word egy megfelelő méretű fejlécstílus-könyvtárral rendelkezik, amely közül a „Kezdőlap” fül „Stílusok” csoportjában választhat. Ha egyik sem felel meg a dokumentum stílusának, akkor megteheti az alapértelmezett fejlécstílusok módosítása.

De a fejlécek használata nem elegendő – a megfelelő módon kell felhasználni őket. Ez azt jelenti, hogy a címsorokat logikai sorrendben fészkeljük be. Például a következőképpen néz ki a fejléc-szerkezet:

• 1. címsor
• 2. címsor
• 3. címsor
• 3. címsor
• 2. címsor
• 3. címsor

És itt van egy példa a rossz fejlécszerkezetre:

• 3. címsor
• 1. címsor
• 3. címsor
• 2. címsor
• 1. címsor

Ezenkívül szükség esetén beépített formázóeszközöket is használhat. Például, ha listát szeretne készíteni, akkor használhatja a „Home” fül „Bekezdés” csoportjában található számozott / felsorolással ellátott lista funkciót. Ez előnyösebb, mint kötőjel beírása, szóköz hozzáadása, majd a szöveg beírása.

Használjon táblázatfejléceket és egyszerű struktúrákat

Néha egyszerűen nem lehet egyszerű táblákat létrehozni, de amikor mégis, akkor kell. A képernyőolvasók végigolvasják a táblázatokat (ezért nem kell alt szöveget adni hozzájuk), és a táblázat celláinak megszámlálásával lépést tartanak a helygel. Amikor te fészkeljen egy asztalt az asztalon belül vagy használja hasítja a sejteket, hihetetlenül megnehezíti a képernyőolvasó nyomon követését.

ÖSSZEFÜGGŐ: Táblázatok és egyéb formázási vezérlők

A képernyőolvasók az oszlopok és sorok azonosításához a táblázat fejlécének információira is támaszkodnak. Fejlécet adhat a táblához. Kattintson a táblázat bármely pontjára, majd a „Táblázat kialakítása” lap „Táblázat stílusának beállításai” csoportjában kattintson a „Fejléc sor” melletti négyzetre annak kiválasztásához.

Tekintse át dokumentumát a Kisegítő lehetőségek ellenőrzőjével

A Microsoft nem állt le az Office-val – a vállalat másokat is kínál kisegítő lehetőségek a Windows 10 operációs rendszeréhez, mindenki számára hozzáférhetővé téve az operációs rendszert.